Términos y condiciones de reserva

Las presentes condiciones regulan la relación contractual entre Asia Viva Travel y sus clientes. La confirmación de una reserva implica la aceptación de los siguientes términos y condiciones.

1. Información sobre la empresa

Nombre de la empresa: Asia Viva Travel Co., Ltd.

Asia Viva Travel es una agencia de viajes local con sede en Vietnam, fundada por un profesional con más de 26 años de experiencia en el sector turístico.

Su equipo multilingüe, con dominio del inglés, italiano, francés y español, combina un profundo conocimiento de los destinos con una sólida comprensión de las expectativas de los viajeros internacionales. Joven, dinámico y atento a cada detalle, se dedica a diseñar viajes que se adaptan a las necesidades y preferencias de cada cliente.

En lugar de ofrecer paquetes turísticos estándar, Asia Viva Travel diseña itinerarios totalmente personalizados, centrados en experiencias auténticas y conexiones con la cultura local. Gracias a su presencia directa en los destinos, ofrece precios locales competitivos, manteniendo elevados estándares de calidad y atención durante todo el viaje.

 

Licencia de operador turístico internacional: 01-2472 / GP LHQT

Dirección: N.º 26, callejón 1, calle Pham Tuan Tai, distrito de Cau Giay, Hanói, Vietnam.

Director: Sr. DANG VAN PHONG

 

2. Precios y moneda

Todos los precios indicados en los programas de viaje y presupuestos se expresan en euros (EUR) y/o dólares estadounidenses (USD). También se aceptan pagos en dongs vietnamitas (VND), aplicando el tipo de cambio oficial publicado por Vietcombank en el momento del pago.

Una vez confirmada la reserva y recibido el depósito o el pago completo, Asia Viva Travel se compromete a mantener los precios establecidos en el presupuesto y la factura, salvo que el cliente solicite modificaciones en los servicios contratados.

No obstante, en circunstancias excepcionales, Asia Viva Travel se reserva el derecho de ajustar los precios debido a situaciones de fuerza mayor, entre ellas:

• Incrementos significativos e imprevisibles de los costes de los proveedores locales (hoteles, transporte, vuelos, cruceros, etc.).
• Fluctuaciones importantes de los tipos de cambio.
• Nuevos impuestos o normativas establecidos por las autoridades locales.

En estos casos, cualquier modificación del precio se comunicará al cliente con la mayor antelación posible. El cliente podrá aceptar las nuevas condiciones o cancelar el viaje sin penalización, con el reembolso íntegro de las cantidades abonadas.

 

3. Reservas y formas de pago

Para confirmar una reserva con Asia Viva Travel, se requiere un depósito del 30 % del precio total del viaje. El importe restante (70 %) deberá abonarse al menos 14 días antes de la fecha de llegada o podrá pagarse a la llegada a Vietnam, según las condiciones acordadas previamente.

Para las reservas realizadas con menos de 7 días de antelación a la fecha de salida, se exigirá el pago íntegro en el momento de la confirmación.

En determinados casos, como reservas de última hora, solicitudes especiales o servicios de categoría superior (hoteles de lujo, vuelos o cruceros), podrá requerirse un depósito más elevado.

Formas de pago aceptadas

Asia Viva Travel acepta los siguientes métodos de pago:

• Efectivo: En las oficinas de Asia Viva Travel en Hanói, sin cargos adicionales.
• Transferencia bancaria: Los posibles gastos bancarios correrán a cargo del cliente.
• Tarjeta de crédito: Se aceptan Visa, MasterCard, American Express y JCB. Las posibles comisiones bancarias correrán a cargo del cliente.

Todas las reservas deberán confirmarse por escrito, mediante correo electrónico, y solo se considerarán válidas una vez recibido el pago correspondiente.

Tras la confirmación de la reserva, se enviará una factura oficial al cliente por correo electrónico.

4. Política de precios para niños

La política de precios para niños se aplica exclusivamente a los servicios terrestres, como alojamiento, transporte y visitas guiadas. No incluye billetes de avión ni de tren, que están sujetos a las condiciones de las respectivas compañías.

Se aplicarán las siguientes tarifas:

• Niños de 12 años o más: 100 % de la tarifa de adulto.
• Niños de 6 a 11 años: 70 % de la tarifa de adulto.
• Niños de 2 a 5 años: 50 % de la tarifa de adulto.
• Menores de 2 años: Gratis.

Los servicios adicionales, como camas supletorias, comidas o actividades, podrán generar costes adicionales, que se comunicarán durante el proceso de reserva.

5. Política de cancelación

5.1. Política de cancelación para viajeros individuales (FIT – Todos los mercados)

Cancelación por parte del cliente

En caso de cancelación con más de 30 días de antelación al inicio del viaje, se aplicarán los siguientes gastos de cancelación:

• Grupos de 1 a 5 personas: 100 EUR por grupo.
• Grupos de 6 a 10 personas: 150 EUR por grupo.
• Grupos de 11 personas o más: 200 EUR por grupo.

Para las cancelaciones realizadas con menor antelación, se aplicarán las siguientes penalizaciones:

• De 30 a 16 días antes de la fecha de llegada (hora local): 20 % del precio total del viaje.
• De 15 a 8 días antes de la fecha de llegada (hora local): 40 % del precio total del viaje.
• De 7 a 4 días antes de la fecha de llegada (hora local): 70 % del precio total del viaje.
• Con menos de 3 días de antelación a la llegada o en caso de no presentación (no-show): 100 % del precio total del viaje.

Las condiciones de cancelación y reembolso de los billetes de avión nacionales e internacionales están sujetas a las políticas de cada compañía aérea, según la tarifa contratada y el trayecto correspondiente.

Los detalles de las posibles penalizaciones se comunicarán una vez que el asesor de viajes haya consultado las condiciones aplicables con la compañía aérea.

Cancelación por parte de Asia Viva Travel

Asia Viva Travel se reserva el derecho de cancelar un viaje debido a circunstancias de fuerza mayor, como conflictos bélicos, desastres naturales, cierres de puertos, incendios, actos terroristas, epidemias u otros acontecimientos extraordinarios.

Según las circunstancias, los gastos de cancelación impuestos por los proveedores de servicios, incluidos hoteles, compañías aéreas, empresas de transporte y colaboradores locales, podrán variar y se aplicarán según corresponda.

El cliente será informado de dichos gastos tan pronto como sean confirmados por los proveedores.

En estos casos, Asia Viva Travel deducirá del depósito abonado las penalizaciones aplicables y reembolsará el importe restante mediante transferencia bancaria.

Los gastos bancarios derivados del reembolso correrán a cargo del cliente.

5.2. Política de cancelación para grupos organizados (GIT – Todos los mercados)

Cancelación por parte del colaborador

En caso de cancelación con más de 45 días de antelación al inicio del viaje, se aplicarán los siguientes gastos de cancelación:

• Grupos de 2 a 10 personas: 40 EUR por persona.
• Grupos de 11 personas o más: 30 EUR por persona.

Para las cancelaciones realizadas con menor antelación, se aplicarán las siguientes penalizaciones:

• De 45 a 16 días antes de la fecha de llegada (hora local): 20 % del precio total del viaje.
• De 15 a 8 días antes de la fecha de llegada (hora local): 40 % del precio total del viaje.
• De 7 a 4 días antes de la fecha de llegada (hora local): 70 % del precio total del viaje.
• Con menos de 3 días de antelación a la llegada o en caso de no presentación (no-show): 100 % del precio total del viaje.

Las condiciones de cancelación y reembolso de los billetes de avión nacionales e internacionales están sujetas a las políticas de cada compañía aérea, según la tarifa contratada y el trayecto correspondiente.

Los detalles de las posibles penalizaciones se comunicarán una vez que el asesor de viajes haya consultado las condiciones aplicables con la compañía aérea.

Cancelación por parte de Asia Viva Travel

Asia Viva Travel se reserva el derecho de cancelar un viaje debido a circunstancias de fuerza mayor, como conflictos bélicos, desastres naturales, cierres de puertos, incendios, actos terroristas, epidemias u otros acontecimientos extraordinarios.

Según las circunstancias, los gastos de cancelación impuestos por los proveedores de servicios, incluidos hoteles, compañías aéreas, empresas de transporte y colaboradores locales, podrán variar y se aplicarán según corresponda.

El colaborador será informado de dichos gastos tan pronto como sean confirmados por los proveedores.

En estos casos, Asia Viva Travel deducirá del depósito abonado las penalizaciones aplicables y reembolsará el importe restante mediante transferencia bancaria.

Los gastos bancarios derivados del reembolso correrán a cargo del cliente.

5.3. Política de cancelación para viajes en grupo (mercado italiano y circuitos compartidos SIC B2B)

Cancelación por parte del cliente

En caso de cancelación de un viaje en grupo, se aplicarán las siguientes penalizaciones:

• Más de 45 días antes del inicio del viaje: 40 EUR por persona.
• De 45 a 31 días antes de la fecha de llegada (hora local): 20 % del precio total del viaje.
• De 30 a 8 días antes de la fecha de llegada (hora local): 70 % del precio total del viaje.
• Con menos de 7 días de antelación a la fecha de llegada o en caso de no presentación (no-show): 100 % del precio total del viaje.

Las condiciones de cancelación y reembolso de los billetes de avión nacionales e internacionales dependen de la compañía aérea, la tarifa contratada y el trayecto correspondiente.

Los detalles de las posibles penalizaciones se comunicarán una vez que el asesor de viajes haya consultado las condiciones aplicables con las compañías aéreas correspondientes.

Cancelación por parte de Asia Viva Travel

Asia Viva Travel se reserva el derecho de cancelar un viaje debido a circunstancias de fuerza mayor, como conflictos bélicos, desastres naturales, cierres de puertos, incendios, actos terroristas, epidemias u otros acontecimientos extraordinarios.

Según las circunstancias, los gastos de cancelación impuestos por los proveedores de servicios, incluidos hoteles, compañías aéreas, empresas de transporte y colaboradores locales, podrán variar y se aplicarán según corresponda.

El cliente será informado de dichos gastos tan pronto como sean confirmados por los proveedores.

En estos casos, Asia Viva Travel deducirá del depósito abonado las penalizaciones aplicables y reembolsará el importe restante mediante transferencia bancaria. Los gastos bancarios derivados del reembolso correrán a cargo del cliente.

5.4. Política de cancelación para viajes combinados (Laos, Camboya y Tailandia)

Las condiciones de cancelación de los viajes combinados por Laos, Camboya y Tailandia se evaluarán individualmente, teniendo en cuenta los servicios contratados, la temporada del viaje y las políticas de cancelación de los proveedores locales de cada país.

Dado que estos itinerarios incluyen servicios de diferentes proveedores, como hoteles, compañías aéreas, cruceros y operadores turísticos locales, cada uno puede establecer sus propios plazos y condiciones de cancelación.

Por ello, Asia Viva Travel analizará cada caso y comunicará al cliente o colaborador las penalizaciones aplicables en el momento de la cancelación.

Asia Viva Travel procurará reducir los gastos de cancelación en la medida de lo posible. Sin embargo, durante la temporada alta o en periodos de gran demanda, algunos proveedores pueden aplicar condiciones más estrictas o tarifas no reembolsables. En estos casos, las penalizaciones finales corresponderán a los importes efectivamente retenidos por terceros.

Una vez confirmadas las condiciones con todos los proveedores implicados, Asia Viva Travel facilitará un desglose detallado de los gastos de cancelación.

5.5. Condiciones de pago y política de cancelación para viajes exclusivamente a Tailandia

Condiciones de pago

Las condiciones de pago pueden variar considerablemente según el itinerario, los destinos, el tipo de viaje y las fechas previstas. No obstante, se podrán aplicar las condiciones generales de pago establecidas para cada reserva.

Política de cancelación

El importe abonado por el viaje permite cubrir diversos gastos de organización, gestión, personal, administración y contratación de servicios.

Dado que una parte importante de estos gastos se realiza antes del inicio del viaje, se aplicarán penalizaciones por cancelación para cubrir los costes correspondientes.

Los depósitos no son reembolsables. En caso de cancelación de una reserva, se aplicarán las siguientes condiciones:

Reservas FIT (menos de 10 personas) – Con pago de depósito

• Cancelación después de abonar el depósito: Pérdida del importe depositado.
• Entre 20 y 30 días antes de la llegada: 30 % del precio total del viaje.
• Entre 11 y 19 días antes de la llegada: 50 % del precio total del viaje.
• 10 días o menos antes de la llegada: 80 % del precio total del viaje.
• 48 horas o menos antes de la llegada: 100 % del precio total del viaje.

Reservas FIT (menos de 10 personas) – Sin pago de depósito

• Entre 20 y 30 días antes de la llegada: 30 % del precio total del viaje.
• Entre 11 y 19 días antes de la llegada: 50 % del precio total del viaje.
• 10 días o menos antes de la llegada: 80 % del precio total del viaje.
• 48 horas o menos antes de la llegada: 100 % del precio total del viaje.

Reservas GIT (10 personas o más) – Con pago de depósito

• Cancelación después de abonar el depósito: Pérdida del importe depositado.
• Entre 40 y 60 días antes de la llegada: 30 % del precio total del viaje.
• Entre 20 y 39 días antes de la llegada: 50 % del precio total del viaje.
• Entre 10 y 19 días antes de la llegada: 80 % del precio total del viaje.
• 9 días o menos antes de la llegada: 100 % del precio total del viaje.

Reservas GIT (10 personas o más) – Sin pago de depósito

• Entre 40 y 60 días antes de la llegada: 30 % del precio total del viaje.
• Entre 20 y 39 días antes de la llegada: 50 % del precio total del viaje.
• Entre 10 y 19 días antes de la llegada: 80 % del precio total del viaje.
• 9 días o menos antes de la llegada: 100 % del precio total del viaje.

Condiciones adicionales

Todas las cancelaciones deberán comunicarse por escrito por la persona que haya realizado la solicitud de reserva.

Una vez iniciado el viaje, no se realizarán reembolsos por servicios o actividades contratados que no hayan sido utilizados.

Si el cliente desea modificar el itinerario o finalizar el viaje antes de la fecha prevista, los gastos adicionales derivados de dichos cambios correrán por su cuenta y serán de su responsabilidad.

Asimismo, el cliente deberá comunicar por escrito al operador turístico los motivos de la cancelación o de la interrupción del viaje.

Nota: Determinadas situaciones excepcionales podrán ser estudiadas y aprobadas individualmente, según las circunstancias de cada caso.

6. Reclamaciones y resolución de conflictos

Cualquier reclamación relacionada con los servicios contratados deberá comunicarse lo antes posible durante el viaje, para que el equipo de Asia Viva Travel pueda intervenir con rapidez y encontrar una solución adecuada.

En caso de presentar una reclamación formal, se solicita al cliente que envíe una comunicación por escrito, mediante correo electrónico, a Asia Viva Travel en un plazo máximo de 5 días laborables desde la finalización del viaje.

Asia Viva Travel se compromete a examinar cada reclamación con atención y buscar una solución amistosa y satisfactoria para ambas partes.

Si no fuera posible alcanzar un acuerdo, las controversias se someterán al Centro de Arbitraje Internacional de Vietnam (VIAC), de conformidad con la legislación aplicable.

7. Política de privacidad

Asia Viva Travel se compromete a proteger la privacidad de sus clientes y garantizar la confidencialidad de los datos personales recopilados.

Datos personales recopilados

Asia Viva Travel puede recopilar la siguiente información:

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono o WhatsApp.
• Información relacionada con el viaje, incluidas preferencias y necesidades específicas.
• Datos del pasaporte, únicamente cuando sean necesarios para gestionar reservas o visados.

Finalidad del tratamiento de los datos

Los datos personales recopilados se utilizan exclusivamente para:

• Gestionar las reservas y los servicios de viaje contratados.
• Mantener la comunicación con el cliente antes, durante y después del viaje.
• Emitir facturas y documentación relacionada con el viaje.
• Mejorar la calidad de los servicios mediante comentarios y valoraciones de los clientes.

Protección de datos personales

Asia Viva Travel adopta las medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de conformidad con la normativa aplicable.

Los datos personales no se compartirán con terceros, excepto cuando sea estrictamente necesario para la organización y prestación de los servicios contratados, como reservas de hoteles, vuelos o servicios de colaboradores locales.

Derechos del cliente

El cliente tiene derecho a:

• Acceder a sus datos personales.
• Solicitar su rectificación o supresión.
• Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades no esenciales.

Modificaciones de la política de privacidad

Asia Viva Travel se reserva el derecho de actualizar la presente política de privacidad cuando sea necesario.

Cualquier modificación se comunicará a través del sitio web oficial o mediante otros canales apropiados.